Well prepared for the certification process

Bevor wir in die Best Practices für die Dokumentation einsteigen, werfen wir zunächst einen Blick auf den offiziellen, dreiteiligen Zertifizierungsprozess, um zu verstehen, wann was zu erwarten ist.

Nach Abgabe des Assessments folgt im ersten Schritt die Evaluationsphase, in welcher nachvollzogen wird, wie das Unternehmen strukturiert ist. In dieser Phase geht es noch nicht um die Prüfung der Assessment-Fragen, sondern um die Sicherstellung, dass das Unternehmen auf dem richtigen Track ist und damit die für das Unternehmen richtige Version des B Impact Assessments anwendet.

Im zweiten Schritt folgt dann die Verifizierungsphase. Hier geht es schließlich ans Eingemachte und die Angaben im Assessment werden durch Dokumentation verifiziert. Als (schriftliche) Dokumentation zählt alles, was dazu dient die Angaben zu untermauern und zu belegen. Dazu erhalten dann die Bearbeiter:innen (“Team Members”) des Assessment einen sogenannten “Verification Report” mit einer Liste ausgewählter Fragen, für die die Dokumentation hochgeladen werden muss.

Wenn nach der Verifizierung das Unternehmen unter die 80-Punkte Marke als Mindeststandard fallen sollte, kann es im dritten Schritt dann innerhalb von drei Monaten Verbesserungen vornehmen, um die Mindestmarke zu erreichen.

Schließlich erfolgt die Zertifizierung.

Wer mit dem B Impact Assessment arbeitet, stellt früher oder später die Frage, ob und inwiefern die im Assessment gemachten Angaben überprüft werden. Die Antwort ist, dass ein:r Vertreter:in des Standards Analyst Teams während des Zertifizierungsprozesses anhand einer Stichprobe die zugrunde liegende Dokumentation bzw. Nachweise erfragt und prüft. Nicht alle Antworten werden also einer eingehenden Prüfung unterzogen, daher ist es auch nicht notwendig, diese vorab allesamt im Assessment hochzuladen. Folgende Tipps sind im Kontext der Vorbereitung hilfreich:

• Grundsätzlich ist es ratsam bereits zu Beginn des Assessments Angaben und Antworten in der jeweiligen Frage-Box mit einer Notiz zu in der Kommentarspalte zu versehen. Diese Notiz kann z.B. einen konkreten Verweis zu der Quelle beinhalten, die einen Nachweis für die jeweilige Angabe enthält. Bei 200 Fragen verliert man schnell den Überblick und eine persönliche Notiz kann im Verlauf des Prozesses sehr hilfreich sein und vor allem Zeit sparen, wenn die Nachweise eingefordert werden, denn diese sind ggf. auch für die Analyst:innen wichtig.
• Unternehmen, die ein Impact Business Model (IBM) angegeben haben, können davon ausgehen, dass diese in jedem Fall eingehend geprüft werden. Hier gilt es vorsichtig zu sein, wenn ihr mehr als drei IBMs angegeben habt oder für zwei oder mehr IBMs mehr als 40 Punkte bekommt. Mehr als drei IBMs oder und/oder mehr als 40 Punkte werden in der Regel nicht anerkannt. Wenn das in eurem Assessment der Fall ist, solltet ihr diese noch einmal prüfen und für euch priorisieren, z.B. gemäß des gemessenen Impacts, den diese generieren.
• Es ist auch ratsam vorab Eure Fragen an die Analyst:innen vorzubereiten und ggf. die Kolleg:innen einzubeziehen, die entsprechende Hintergrundinformationen und Kontexte liefern können.

Dokumentationen sind in der Regel verschriftliche Nachweise. Das z.B. kann ein Handbuch oder eine Richtlinie sein, eine Präsentation oder eine E-Mail. Hier eine Übersicht der gängigen Nachweise:

• Beschreibungen auf der Webseite (z.B. das Mission Statement)
• Zertifizierungen
• Durchgeführte bzw. beauftragte Studien
• Fallstudien
• Produktpräsentationen
• Geschäftsberichte
• Nachhaltigkeitsberichte
• Handbücher (z.B. Arbeitssicherheit, Mitarbeitende)
• Umfragen (Mitarbeitende, Kund:innen)
• Daten aus zertifizierten Managementsystemen
• Verträge
• Rechnungen
• Berichte von externen Audits

Darüber hinaus kann in einigen Fällen B Lab eine „Dokumentationsvorlage“ liefern, welche ihr dann ausfüllen müsst.

Weitere Dokumentations-Tipps, insbesondere für die Impact Business Models, sind hier einzusehen.